Tatil öncesi otomatik yanıt yazmanın püf noktaları

Tatile çıkmadan önce yapılacaklar listesindeki son görevlerden biri de ofis dışı otomatik yanıt (OOO) mesajını yazmak. Uzmanlar, bu mesajın doğru yazılmasının önemli olduğunu ve hatalı bir mesajın sanıldığından daha ciddi sonuçlara yol açabileceğini belirtiyor.

Kısa ve kibar olun

Görgü kuralları danışmanlığı şirketi Debretts, iyi bir otomatik yanıtın kibar ve kısa olması, net bir dönüş tarihi içermesi ve gerekiyorsa alternatif bir iletişim kişisi sunması gerektiğini söylüyor. Ancak tatil planlarınızın ayrıntılarını paylaşmaktan veya ikinci ev ya da pahalı hobiler gibi konularda övünmekten kaçınmak gerekiyor.

Debretts'in direktörü Rupert Wesson, tatil sebebiyle ilgili "erdem gösterisi" yapmanın da "kendini beğenmiş" görünebileceğini ve "çok zorladığınız" izlenimi yaratabileceğini ifade ediyor. Wesson, "Bazı insanlar 'ailenizle kaliteli zaman geçiriyor olmanıza' sevinecektir; ancak onlar size e-posta atan ve sıkı çalışan kişiler olduğu için, bunu onların yüzüne sürmek riskine girebilirsiniz" diyor.

Net bilgi verin

LinkedIn'de kariyer uzmanı Charlotte Davies, yalnızca "şu anda ofiste değilim" yazan ve dönüş tarihi ile alternatif kişi bilgisi içermeyen mesajların, "acaba" kaynaklı takip e-postalarına yol açtığını söylüyor. Davies, iyi bir OOO mesajının iki şey yapması gerektiğini belirtiyor: tarihlerinizi paylaşmak ve bir yedek iletişim kişisi göstermek.

Ayrıca, tatilden önce sizi temsil edecek kişiye önemli konular hakkında bilgi vermek gerektiğini vurgulayan Davies, "Bu, size e-posta gönderen kişiye yardımcı olur ve tatilinizi de korur" diyor.

Şaka riski

Küçük ya da alaycı mesajlar, e-postada her zaman iyi karşılanmayabilir. Hukuk firması Wilford Smith'te satış ve pazarlama müdürü olan Paul Fitzsimmons, "Şu anda bu şirketin var olmadığını iddia ederek ofiste değilim", "Acilse, umursayan birini arayın" gibi örneklerin başınızı derde sokabileceğini söylüyor. 41 yaşındaki kıdemli satış yöneticisi Adam Murfet ise bir iş arkadaşının OOO mesajındaki şakası bir müşteriyi kızdırdığı için anlaşma kaybettiğini aktarıyor. Yine de Murfet, yapay zeka çağında mizahın kişilerin öne çıkmasına yardımcı olabileceğini düşünüyor. "Aynı şeyi normal bir e-postaya da yazar mıydınız?" diye sormayı öneriyor.

E-postaları kontrol etmek

Uzmanlar, "e-postaları sınırlı olarak kontrol edeceğim" ifadesinin, insanları mesaj atmaya devam etmeye teşvik edebileceği konusunda uyarıyor. Wesson, tatilde gerçekten e-posta kontrol etmeniz gerekiyorsa "e-postaları periyodik olarak kontrol edeceğim" demenin beklentileri yönettiğini belirtiyor. Davies de gerçekten tatil yapmak istiyorsanız "bu süre zarfında e-postaları kontrol etmeyeceğim" gibi net bir ifade kullanmanız gerektiğini ekliyor. Ayrıca Birleşik Krallık'ta çalışanların, sözleşmede aksi belirtilmedikçe kesintisiz yıllık izin hakkına sahip olduğunu hatırlatıyor.

İşte uzmanların önerdiği bazı pratik ipuçları:

• Nazik olun: Doğrudan "yıllık izindeyim" demek yerine "E-postanız için teşekkürler" gibi bir selamlama ile başlayın.
• Net bir dönüş tarihi ve gerekirse yedek iletişim bilgisi verin; tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olun.
• Ulaşılabilirliğiniz hakkında net olun: Beklentileri yönetin, iletişim kurulmasını istemiyorsanız bunu belirtin.
• Dönüşte anında yanıt sözü vermeyin: Birikmiş işlerin olması normaldir, bu yüzden "birkaç gün içinde" demek daha iyidir.
• Outlook kullanıyorsanız hem iç hem dış iletişimleri işaretleyin; bu kolayca gözden kaçabilir.
• Dönüşte otomatik yanıtı kapatın: Bayat bir OOO, dağınık görünmenize neden olabilir.