Tatil mesajı nasıl yazılır? Uzmanlardan oto-yanıt önerileri

Yıllık izne ayrılmadan önce ofis dışı (out-of-office) otomatik yanıt mesajı yazmak, birçok çalışan için son dakika telaşı yaratan bir görev. Ancak uzmanlara göre, bu mesajın içeriği ve üslubu, göründüğünden daha önemli sonuçlar doğurabilir.

Mesajda nelere dikkat edilmeli?

Görgü kuralları danışmanlığı Debretts'e göre iyi bir otomatik yanıt; kibar, kısa, net bir dönüş tarihi içeren ve gerekiyorsa alternatif bir iletişim noktası sunan mesajdır. Ancak tatil planlarının detaylarını paylaşmak, ikinci ev veya pahalı hobiler gibi övünülecek konulara girmek ya da "ailemle kaliteli zaman geçiriyorum" gibi erdemli görünme çabaları kaçınılması gereken davranışlar arasında.

Debretts direktörü Rupert Wesson, bu tür ifadelerin kendini beğenmiş ya da çok zorlanmış bir izlenim yaratabileceğini belirtiyor: "Bazı insanlar ailenizle vakit geçirmenize sevinebilir, ancak onlar size yazıp çalışırken bu durum onların gözüne sokulmuş gibi algılanabilir."

Şaka yapmak riskli mi?

Otomatik yanıtta mizahi bir üslup tercih etmek, özellikle resmi olmayan bir ekip kültüründe işe yarayabilir; ancak uzmanlar, esprilerin e-posta üzerinden her zaman iyi anlaşılmayabileceği konusunda uyarıyor. Hukuk firması Wilford Smith'in satış ve pazarlama müdürü Paul Fitzsimmons, "Şu an bu şirketin var olmadığını farz ederek ofis dışındayım" veya "Cevap alamayacağınız için üzgünüm, ancak mesajınız okunmadan silinecek" gibi alaycı ifadelerin başınızı derde sokabileceğini söylüyor.

Örnek olay ise 41 yaşındaki satış yöneticisi Adam Murfet'ten geliyor: Bir iş arkadaşı, müşterisini kızdıran bir şaka nedeniyle anlaşmayı kaybetmiş. Yine de Murfet, yapay zekanın yaygınlaştığı dönemde mizahın insanları öne çıkarabileceğini düşünüyor ve bir kural öneriyor: "Aynı şeyi normal bir e-postaya yazar mıydınız? Her mesaj okunur ve sizi yargılar."

Dönüş tarihi ve iletişim bilgileri net olmalı

Uzmanlar, sadece "ofis dışındayım" yazıp dönüş tarihi veya alternatif iletişim bilgisi vermemenin, karşı tarafta belirsizlik yarattığını ve bu belirsizliğin gereksiz takip e-postalarına yol açtığını belirtiyor. LinkedIn kariyer uzmanı Charlotte Davies, iyi bir otomatik yanıtın iki temel unsuru içermesi gerektiğini söylüyor: Tarihlerin paylaşılması ve yedek bir iletişim kişisinin belirtilmesi.

İzin süresince e-posta kontrol edilmeyecekse, bunun açıkça yazılması gerektiğini vurgulayan Davies, "Birleşik Krallık'ta, sözleşmeniz aksini söylemiyorsa kesintisiz yıllık izin hakkınız yasal olarak korunmaktadır" hatırlatmasında bulunuyor.

İşte uzmanların önerdiği doğru otomatik yanıt yazma adımları: Önce kısa bir selamlama ile başlayın (örn. "E-postanız için teşekkürler"). Belirli bir dönüş tarihi ve uygun bir yedek iletişim kişisi ekleyin. Erişilebilirliğiniz konusunda net olun; örneğin "Bu süre içinde e-postaları periyodik olarak kontrol edeceğim" veya "Bu süre içinde e-postaları kontrol etmeyeceğim" gibi ifadeler kullanın. Dönüşünüzde hemen yanıt vereceğinize dair söz vermeyin; birikmiş mesajların olması doğal olduğundan "birkaç gün içinde" demek daha iyidir. Outlook kullanıyorsanız hem iç hem de dış iletişim listelerini güncellemeyi unutmayın. Tatilden döndüğünüzde otomatik yanıtı kapatın; bayat bir mesaj dağınık bir izlenim bırakabilir.